Hoe bereik je honderden thuisverpleegkundigen?
De verpleegkundigen van het Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant gaan dagelijks de baan op. Bovenop de drukke werkdag vol verplaatsingen, krijgen ze nog heel wat informatie te verwerken: e-mails, berichten op het intranet, … En net dat bleek uit eerder feedback een zware last te zijn voor de medewerkers. Wat niemand heeft zin om na een drukke werkdag ook nog eens naar een scherm te staren.
En toch moet heel wat communicatie hen bereiken. Vooral in aanloop naar een audit, waar de organisatie voor stond in het kader van hun accreditatieprocedure. Zo’n audit zorgt ook al eens voor wat klamme handjes bij de nieuwere verpleegkundigen, dus naast informeren was het ook belangrijk om de medewerkers te motiveren en vertrouwen te geven. Met dat probleem kwam de communicatiedienst van het Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant bij Playbird aankloppen.
Concept
De brochure, hoe origineel die ook werd vormgegeven, werkte niet. Ze wilden dus ‘iets met audio’ doen: een cd onder de medewerkers verdelen, of misschien een usb-stick? Na wat strategisch denkwerk, waarbij we rekening hielden met interne aandachtspunten, kwamen we tot een podcast-concept van 4 afleveringen met interviews, praktische tips, verzoeknummers en zelfs een heuse goudzoekersquiz. Telkens 15 tot 20 minuten lang, ideaal tijdens de rit naar de volgende klant. Zo kunnen we de medewerkers niet enkel informeren in functie van de audit, maar gaan ze allen gemotiveerd Samen voor Goud.
(Ben je trouwens benieuwd naar de mogelijkheden van podcasts voor interne communicatie? We hebben er een hele aflevering van Luistervink aan gewijd: Luistervink #10 Podcasts, de missing link bij interne communicatie.)
Creatie en productie
Om het groepsgevoel te versterken, was het enorm belangrijk dat dit project door medewerkers doorheen de organisatie werd gedragen. We werkten een modulair script uit, met verschillende rubrieken die de klant inhoudelijk invulde en die we samen tot een script uitschreven. We gaven medewerkers over alle afdelingen heen een stem door hen een audioboodschap in te laten sturen. We riepen hen ook op om verzoeknummers aan te vragen en gingen intern op zoek naar stemmen voor de opnames van de podcast.
Samen met Playbird scripts schrijven was heel leerrijk voor ons. Echt boeiend hoe je je eigen organisatie beter kan leren kennen door er een podcast over te maken!
Dorien Wenderickx, projectcoördinator
De presentatie van een interne podcast is altijd een heikel punt: je wil een vlotte en aangename stem, maar tegelijk ook de authenticiteit van een werknemer met kennis van zaken. Tijdens een stemtest vonden we al snel Kristof, een thuisverpleegkundige die evengoed carrière had kunnen maken bij de nationale radio! Voor de opnames trokken we naar de kantoren van het Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant, waar we een mobiele studio installeerden. Met wat coaching en regiewerk klinken alle medewerkers zonder meer professioneel.
Distributie
De 4 afleveringen werden automatisch gepusht naar de tablet waarmee de thuisverpleegkundigen hun ronde doen. Daarnaast hadden ze ook toegang tot de podcast-feed via Kruispunt, het intranet van het Wit-Gele Kruis. Daar verscheen ook telkens een teaser naar de volgende aflevering met nieuws van achter de schermen. De Goudzoekersquiz, waarbij je elke aflevering een letter kon verzamelen, zette aan om alle afleveringen te beluisteren en gezonde competitie aan te gaan met collega’s. Maar ze vonden het vooral fijn om een bekende op hun radio te horen, of luidkeels mee te zingen met de verzoeknummers.